グローバルな職場では、メールでのやりとりは必須です。私たちは毎日何百通ものメールを送ったり受け取ったりしています。常に多忙なコンサルタントやプロフェッショナルの方々にとって、メールを明確で効果的なものにすることは非常に重要です。あなたのメッセージが「メールのノイズ」に埋もれることなく、確実に相手に届くようにする必要があります。
では、どうすれば目立ち、適切な返信を得られる英文メールが書けるのでしょうか？
1. 件名を目立たせる
件名は新聞の見出しのようなものだと考えてください。読者にメールの内容を素早く正確に伝える必要があります。良い件名は、メールを開封したくなるように促します。
「会議」のような漠然とした件名の代わりに、次のように試してみてください。
Meeting on q3 sales report: action required by Friday （第3四半期 営業報告に関する会議：金曜日までに要対応）
件名にメールの内容を明記することで、読者の時間を節約できます。メールを開かなくても内容がわかるため、受信トレイの優先順位を素早く決めることができます。
2. 明確かつ簡潔に
多忙なスケジュールを抱えるプロフェッショナルには、長々と要領を得ないメールを読む時間はありません。では、どうすれば明確で簡潔なメールが書けるのでしょうか？
- すぐに本題に入りましょう。
- 最も重要な情報から始めましょう。
- 短い文章と簡単な単語を使いましょう。
- 本当に必要な場合を除き、長い説明は避けましょう。
例えば、
X "I wanted to reach out to you in order to discuss the possibility of reviewing the recent proposal"（最近の提案について検討する可能性について、ご連絡させていただきたく存じます）
√ “Can we discuss the proposal?" (提案について話し合わせていただけませんか？)
短いメールであっても、うまく簡潔にまとめられていないと読みにくくなることがあります。
- 異なるアイデアは段落で区切りましょう。
- 箇条書きを使って、リストや重要な情報をわかりやすくしましょう。
- 質問は番号付きリストにして、読み手が一つずつ答えられるようにしましょう。
4. 英文をチェックする
スペルや文法の誤りは、たとえ良いアイデアであっても、あなたの能力が低いように見せてしまう可能性があります。メールを送信する前に、常に注意深く読み返しましょう。可能であれば、同僚に読んでもらうのも良いでしょう。
効果的なメールを送ることは、一目置かれるための秘訣です。メッセージを明確で、ダイレクトで簡潔に、そして上手く構成されたものにすることで、より強い印象を与え、キャリアアップにつなげられるでしょう。